Petunjuk Pembuatan Database ACCURATE 4 bagi yang Upgrade dari ACCURATE 3

Dalam artikel ini akan diinformasikan mengenai petunjuk untuk melakukan cut off database ACCURATE versi 3 ke ACCURATE versi 4. Sebelum melakukan cut off database, ada beberapa hal yang perlu Anda siapkan. Antara lain yang perlu Anda siapkan adalah database ACCURATE versi 3 yang siap di cut off, yaitu database ACCURATE versi 3 yang transaksinya dimasukan sampai dengan akhir periode tertentu, misalnya per 31 Desember 2012 atau 31 Januari 2013, dsbnya.

Dan hal selanjutnya yang perlu Anda siapkan adalah menginstall ACCURATE versi 4 pada komputer Anda. Installer ACCURATE versi 4 bisa Anda download melalui website CPS (www.cpssoft.com) atau terdapat dalam CD saat Anda membeli box program ACCURATE versi 4. Jika kedua hal tersebut telah dilakukan, maka Anda telah siap untuk melakukan cut off database ACCURATE versi 3 ke versi 4. Silakan ikuti petunjuk berikut :

Petunjuk 1 :  Membuat Database ACCURATE versi 4
Buka program ACCURATE versi 4, kemudian klik ikon paling kiri yaitu ‘Create New Database’. Masukan nama dan simpan database ACCURATE versi 4 komputer sesuai keinginan Anda, lalu klik Create, lalu klik Ok dan tunggu hingga proses database selesai dilakukan.

Petunjuk 2 : Masuk ke Database ACCURATE versi 4
Setelah proses pembuatan database ACCURATE versi 4 selesai dilakukan, masuk ke database ACCURATE versi 4 dengan menggunakan User ID dan Password default yaitu supervisor.

Petunjuk 3 : Impor Master Data melalui menu Persiapan Singkat
Saat Anda pertama kali masuk ke database ACCURATE versi 4, program akan otomatis menampilkan menu Persiapan Singkat [Quick Setup]. Silakan Anda memilih penggunaan Bahasa yang diinginkan, setelah itu klik Lanjut [Next]. Terdapat 2 pilihan pada menu Persiapan Singkat, yaitu Persiapan Standar [Basic Setup] dan Persiapan Mahir [Advance Setup]. Pilih Persiapan Mahir [Advance Setup], klik Lanjut [Next] kemudian ikuti tahapan – tahapan berikut ini :

Tahap 1 : Mata Uang & Info Perusahaan
Tahap ini terbagi dalam 3 pegisian yaitu pengisian data Mata Uang yang digunakan dalam transaksi perusahaan Anda, pengisian data mengenai informasi perusahaan Anda seperti Nama, Alamat perusahaan, dsbnya dan pengisian data mengenai informasi Pajak Perusahaan, seperti NPWP, NPPKP, dsbnya.

Pada pengisian mata uang, isikan nilai tukar dengan angka 1 (satu) untuk mata uang dasar perusahaan Anda. Dan pada pengisian Informasi Perusahaan, terdapat informasi Tanggal Mulai (Tutup Buku), isikan dengan periode cut off database ACCURATE versi 3 ke versi 4. Misalnya 31 Desember 2012 atau 31 Januari 2013, dsbnya. Sedangkan pada informasi Tahun Fiskal isikan dengan tahun dibolehkannya transaksi dicatat pada database ACCURATE versi 4. Isikan dengan 2 digit nomor terakhir dari tahun, misalnya tahun 2000 maka cukup isikan 00.

Tahap 2 : Akun – akun & Daftar Lain
Pada tahap ini terbagi menjadi 3 pengisian, yaitu pengisian Daftar Akun, pengisian Akun Default Mata Uang dan pengisian Daftar Lain.

Pengisian Daftar Akun dapat dilakukan dengan cara mengimpor dari Database ACCURATE versi 3. Sebelum melakukan impor daftar akun dari database ACCURATE versi 3, Anda perlu menghapus akun – akun default yang secara otomatis dibuatkan oleh ACCURATE versi 4 saat Anda mengisikan Data Mata Uang, kecuali untuk akun Opening Balance Equity dan Retained Earning. Dan pastikan telah memilih akun yang sesuai, pada informasi Akun Default untuk Ekuitas Saldo Awal [Opening Balance Equity] dan Akun Laba Ditahan [Retained Earnings]. Untuk mengimpor Daftar Akun dari database ACCURATE versi 3 ke versi 4, ikuti langkah – langkah berikut ini :

    1. Klik tulisan ‘Klik disini untuk impor dari berkas’ maka akan tampil menu impor daftar Akun.
    2. Klik gambar map terbuka yang berwarna kuning untuk mencari file .gdb (database) ACCURATE versi 3.
    3. Klik tombol Ambil Data.
    4. Lakukan pemetaan ulang informasi Mata Uang pada tabel Definisi Kolom. Wajib dilakukan bagi Anda yang memiliki Data Mata Uang asing.
    5. Klik ‘Impor’ dan tunggu hingga proses impor Daftar Akun ke database ACCURATE versi 4 selesai dilakukan.

Pengisian Akun Default Mata Uang, bertujuan untuk mengisikan akun default yang berkaitan dengan mata uang, seperti akun Piutang, Hutang, Uang Muka, dsbnya. Isikan akun default untuk setiap mata uang yang Anda miliki.

Dan pada Daftar Lain pengisian terbagi menjadi 2 yaitu pengisian Syarat Pembayaran dan Pajak. Syarat pembayaran diisikan dengan syarat pembayaran yang berlaku di perusahaan Anda untuk transaksi penjualan dan pembelian, misal Net 30, 2/10 n30, dsbnya. Sedangkan pengisian Pajak adalah untuk memasukan Kode Pajak PPN, PPnBM & PPh 23 serta akun yang sesuai untuk masing – masing transaksi pajak tersebut.

Tahap 3 : Pelanggan & Pemasok
Terbagi menjadi 3 pengisian, yaitu pengisian Tipe Pelanggan & Jasa Pengiriman, pengisian Data Pelanggan dan pengisian Data Pemasok.

Pada pengisian tipe pelanggan, bagi perusahaan yang tidak memiliki pembagian tipe pelanggan, jangan menghapus tipe pelanggan default dari ACCURATE yaitu General. Biarkan saja atau Anda bisa mengubah namanya.

Pengisian Daftar Pelanggan dan Daftar Pemasok dapat diimpor dari database ACCURATE versi 3 berikut dengan nilai saldo Piutang dan Hutangnya. Lakukan impor dengan langkah yang sama seperti impor Daftar Akun. Namun untuk langkah ke 4 yaitu Pemetaan ulang, untuk Daftar Pelanggan diperlukan pemetaan ulang untuk informasi berikut ini :

    • Pajak Pertama (PPN 10%)
    • Pajak Kedua (PPnBM)
    • Tipe Pajak
    • Mata Uang
    • Syarat Pembayaran (Termin)
    • Tipe Pelanggan

Pemetaan ulang untuk Daftar Pemasok sama seperti pemetaan ulang pada Daftar Pelanggan, kecuali untuk pemetaan Tipe Pelanggan. Karena tidak ada Tipe Pemasok pada Daftar Pemasok.

Tahap 4 : Persediaan
Terbagi menjadi 4 bagian, yaitu pengisian Data Gudang & Kategori Barang, pengisian akun default barang, pemilihan metode persediaan dan yang terakhir adalah pengisian Daftar Barang.

Untuk pengisian Data Gudang, Anda isikan satu persatu nama – nama gudang yang Anda miliki atau yang sesuai dengan data yang terdapat di Database ACCURATE versi 3. Sedangkan untuk Kategori Barang, Anda dapat mengisikannya dengan mengimpor dari database ACCURATE versi 3.

Pada pengisian Akun Default Barang, Anda perlu membuat satu akun baru untuk mengisi akun barang pengiriman [Good In Transit], yang akan digunakan dalam penjurnalan di formulir Pengiriman Pesanan [Delivery Order], dengan tipe akun Persediaan [Inventory]. Akun ini menggantikan akun Harga Pokok Penjualan saat di ACCURATE versi 3.

Selanjutnya adalah pemilihan metode Persediaan. Tidak ada penambahan pilihan metode persediaan pada ACCURATE versi 4. Pilih metode persediaan yang sesuai dengan kebijakan dari perusahaan Anda, yaitu apakah metode Rata – rate atau FIFO.

Dan yang terakhir adalah pengisian daftar barang, yang dapat dilakukan dengan mengimpor dari database ACCURATE versi 3. Informasi yang perlu dilakukan pemetaan ulang saat impor Daftar Barang antara lain :

    • Kategori Barang
    • Gudang
    • Kode Pajak Penjualan
    • Kode Pajak Pembelian
    • Akun Persediaan
    • Akun Penjualan
    • Akun Retur Penjualan
    • Akun Diskon Barang
    • Akun HPP
    • Akun Retur Pembelian

Pemetaan ulang perlu dilakukan pada informasi akun – akun barang, jika Anda menggunakan akun – akun yang berbeda pada setiap kategori barang.

Tahap 5 : Aktiva Tetap
Ini merupakan tahapan terakhir dari proses persiapan singkat di ACCURATE versi 4. Pada tahapan ini, terbagi menjadi 3 bagian, antara lain pengisian Tipe Aktiva Tetap Pajak, Pengisian Tipe Aktiva Tetap dan pengisian Daftar Aktiva Tetap.

Pengisian tipe aktiva tetap pajak, merupakan pengisian tipe aktiva tetap sesuai dengan penggolongan pajak yang berlaku di Indonesia. Anda bisa mengimpor tipe aktiva tetap pajak ini dari database ACCURATE versi 3 Anda. Informasi Golongan Aktiva Tetap Pajak, perlu Anda lakukan pemetaan ulang.

Sedangkan pengisian tipe aktiva tetap, merupakan pengisian tipe aktiva tetap sesuai dengan kebijakan di perusahaan Anda. Anda juga bisa mengimpor data ini dari database ACCURATE versi 3.

Yang terakhir adalah mengimpor Daftar Aktiva Tetap Pajak dari database ACCURATE versi 3. Informasi yang harus Anda lakukan pemetaan ulang antara lain :

    • Tipe Aktiva Tetap
    • Akun Aktiva Tetap
    • Akun Akumulasi Depresiasi
    • Akun Beban Depresiasi

Petunjuk 4 : Melakukan Proses Akhir Bulan
Setelah semua master data masuk kedalam database ACCURATE versi 4, langkah terakhir yang perlu Anda lakukan adalah melakukan Proses Akhir Bulan per periode cut off, untuk menghitung nilai penyusutan aktiva tetap. Hal ini merupakan salah satu alasan mengapa cut off database ACCURATE disarankan untuk dilakukan per akhir periode, karena selalu diakhir dengan melakukan Proses Akhir Bulan.

Proses akhir bulan dapat dilakukan dari menu Aktifitas | Periodik | Proses Akhir Bulan. Setelah proses akhir bulan selesai dilakukan, maka proses cut off database ke ACCURATE versi 4 telah selesai dilakukan. Untuk memastikan semua data ter-impor dengan baik, cek Laporan Keuangan dan laporan pendukung lainnya.

This entry was posted in Upgrade and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s